La persona que eleva la solicitud debe demostrar que el paciente ha fallecido presentando el certificado de defunción.
El interesado debe acreditar la condición de padre, madre, hijo o hija, cónyuge o compañero o compañera permanente en relación con el titular de la historia clínica, ya que la regla aquí establecida solo es aplicable a los familiares más próximos del paciente. El familiar debe entregar la documentación que demuestre la relación de arentesco con el difunto (por ejemplo, a través de la copia del registro civil de nacimiento o de matrimonio, según el caso).
La solicitud escrita, debe expresar las razones por las cuales demanda el conocimiento de dicho documento. A través de esta exigencia se busca que el interesado asuma algún grado de responsabilidad sobre la información que solicita, no frente a la institución de salud sino, principalmente, frente al resto de los miembros del núcleo familiar, ya que debe recordarse que la información contenida en la historia clínica de un paciente que fallece está reservada debido a la necesidad de proteger la intimidad de una familia y no de uno sólo de los miembros de ella.
Quien acceda a la información de la historia clínica del paciente por esta vía no puede hacerla pública, ya que el respeto por el derecho a la intimidad familiar de sus parientes exige que esa información se mantenga reservada y alejada del conocimiento general de la sociedad.
Estos criterios también aplican para las personas que, al momento de la solicitud, se encuentren en un estado de incapacidad física o mental que les impida dar la correspondiente autorización.
En cualquier caso, si la Institución de salud encuentra razones especiales que permitan establecer que el paciente en vida no hubiera autorizado el acceso a la información sobre su salud a familiares o terceros, no se debe entregar copia de su historial médico. En este evento, se notificará a los solicitantes para que mediante acción judicial pida a un juez que ordene la entrega de dicha información.